Datenschutzerklärung für HAVEABIKE Hub

Stand: 10. November 2026 · Android: de.haveabike.hub · iOS: de.haveabike.hub.ios

HAVEABIKE Hub ist die Arbeits-App für berechtigte Mitarbeitende und gekoppelte Standortgeräte. Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung in der App und den zugehörigen Backenddiensten. Die Installation über Google Play, Apple App Store oder TestFlight erteilt keinen Zugang zu Unternehmensdaten. Konten und Rollen werden durch das Unternehmen bereitgestellt; eine öffentliche Selbstregistrierung bietet die App nicht an.

1. Verantwortlicher und Kontakt

2. Anmeldung, Berechtigungen und Betriebsdaten

Für Anmeldung und Zugriffssteuerung verarbeiten wir insbesondere E-Mail-Adresse, Nutzerkennung, Authentifizierungsdaten, Anzeigenamen, Rolle, Standortzuordnung sowie bei Standortgeräten eine Gerätezuordnung. Passwörter werden über Firebase Authentication geprüft. Der Zugriff auf Funktionen und Datensätze richtet sich nach den freigeschalteten Berechtigungen.

Je nach verwendeter Funktion verarbeitet die App Kunden- und Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer, Anschrift), Fahrrad- und Rahmendaten, Werkstattaufträge, Notizen, Termine, Bestell- und Kaufhistorien, Preise, Umsätze und Arbeitszeit- beziehungsweise Dienstplandaten. Änderungen werden mit den zentralen Systemen synchronisiert und können für Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsschutz protokolliert werden. Daten sind für berechtigte Teammitglieder sichtbar. Es werden keine Telefonkontakte, SMS, Anruflisten oder GPS-Standorte ausgelesen.

Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Geschäfts- und Arbeitsabläufe, der Vertragsabwicklung sowie dem sicheren Betrieb. Rechtsgrundlagen sind je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO; bei Beschäftigtendaten außerdem § 26 BDSG, soweit anwendbar. Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere in geordneten Arbeitsabläufen, Zugriffsschutz und Fehlerbehebung.

3. Fotos, Kamera, Mikrofon und KI-Funktionen

Kamera, ausgewählte Bilder und Mikrofon werden für die von dir gestartete Fahrradaufnahme, Fotobearbeitung, Beschreibung oder Spracheingabe verwendet. Dafür fragt das Betriebssystem die erforderlichen Berechtigungen ab. Nicht benötigte Berechtigungen kannst du verweigern oder in den Android- beziehungsweise iOS-Einstellungen widerrufen. Der Barcode-Scanner gibt den erkannten Code an das Formular zurück; die App speichert dafür keine Barcode-Kameraaufnahme im Backend.

Fahrradfotos, Aufnahmetexte, Transkripte und erfasste Formulardaten werden zum Speichern und Bearbeiten an unsere Backenddienste übertragen. Bei KI-Funktionen werden die jeweils benötigten Fotos, Sprachaufnahmen und Texte über unseren Server an die Google Gemini API übertragen, etwa zur Transkription, zum Zuordnen von Fahrradmerkmalen, zur Erstellung einer Beschreibung oder zur Bildbearbeitung. Generierte Inhalte müssen vor der weiteren Verwendung geprüft werden. Die App trifft damit keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über Personen.

Bitte keine Personen, Ausweisdokumente, vertraulichen Kundendaten oder sonstigen personenbezogenen Inhalte für die KI aufnehmen. Verwende für Fahrradfotos möglichst einen neutralen Hintergrund. KI-Verarbeitung findet nach dem Start der jeweiligen Funktion statt. Reine Formulareingaben lassen sich auch ohne KI erfassen.

Bei der systemseitigen Diktierfunktion kann der auf dem Gerät eingestellte Spracherkennungsanbieter die Aufnahme nach seinen eigenen Einstellungen und Datenschutzhinweisen verarbeiten. Diese Funktion wird nur auf deinen ausdrücklichen Start hin geöffnet.

Fotos und Verkaufsbeschreibungen werden erst durch die vorgesehene Freigabe für das öffentliche Fahrradangebot genutzt. Arbeitsnotizen und Zugangsdaten sind nicht als öffentliche Angebotsinhalte vorgesehen.

4. Firebase, technische Dienstleister und Übermittlungen

Wir nutzen Google Firebase und Google Cloud für Authentifizierung, Datenbank, Cloud Functions, Dateispeicherung und optionale Push-Nachrichten. Hierbei werden die zur Funktion benötigten Inhalte, Nutzer- beziehungsweise Installationskennungen sowie technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Geräte- und App-Version verarbeitet. Unsere eigenen Cloud Functions verwenden die Region Frankfurt (europe-west3); einzelne Google-Dienste und die weltweite Auslieferung können auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Wir behaupten deshalb keine ausschließlich deutsche oder europäische Verarbeitung.

Empfänger sind berechtigte Mitarbeitende und die für den jeweiligen Vorgang benötigten Dienstleister. Zu den angebundenen Betriebssystemen gehören insbesondere TriData und Shopware. Für durch Arbeitsabläufe ausgelöste Kunden-E-Mails wird der Versanddienst Brevo eingesetzt. Dabei werden die für Nachricht und Zustellung benötigten Empfänger- und Inhaltsdaten verarbeitet. Externe Webangebote, die du ausdrücklich öffnest, unterliegen zusätzlich den Hinweisen des jeweiligen Anbieters.

Google-Leistungen werden je nach Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, beziehungsweise Google LLC und weiteren Google-Gesellschaften erbracht. Internationale Übermittlungen richten sich nach den jeweiligen Datenschutzvereinbarungen und den darin beschriebenen Schutzmechanismen, insbesondere Standardvertragsklauseln beziehungsweise einer einschlägigen Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Einzelheiten: Firebase Datenschutz und Sicherheit, Gemini API-Datenverarbeitung, Brevo Datenschutz. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden die App-Daten nicht für personalisierte Werbung.

5. Freiwillige Analyse und Diagnostik

Ab Version 0.8.23 sind Google Analytics for Firebase, Firebase Crashlytics und Firebase Performance Monitoring standardmäßig ausgeschaltet. Du kannst sie in der App unter Datenschutz freiwillig aktivieren und die Zustimmung dort jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Arbeitsfunktionen bleiben ohne diese Zustimmung nutzbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Bei Zustimmung werden Nutzungsereignisse (beispielsweise aufgerufene App-Bereiche), technische App- und Geräteinformationen, Installationskennungen, Absturzberichte, Fehlercodes und Leistungsdaten an Google übertragen. Google Analytics kann aus der Verbindung eine ungefähre Region ableiten. Die App erfasst keinen genauen Standort. Werbe-ID, Werbespeicherung und Werbepersonalisierung sind in unserer Integration deaktiviert. In selbst definierten Diagnoseereignissen übermitteln wir keine Kundentexte, Fotos, Audioaufnahmen, Passwörter oder vollständigen Anfrage- und Antwortinhalte. Informationen zu automatischen SDK-Daten findest du in Googles Hinweisen zur Datenerhebung der Firebase-SDKs für Android und für Apple-Plattformen.

Die bereits intern verteilte Android-Version 0.8.22 und frühere interne Android-Builds aktivieren diese Dienste automatisch. Die neue Auswahl ändert die Verarbeitung älterer Installationen nicht rückwirkend. Bitte aktualisiere die App, um die Auswahl in der App zu nutzen.

6. Lokale Speicherung, Protokolle und Push

Lokale Entwürfe einschließlich noch nicht synchronisierter Fotos oder Sprachaufnahmen helfen, Eingaben bei Verbindungsabbrüchen wiederherzustellen. Sie bleiben auf dem Gerät, bis sie im vorgesehenen Ablauf entfernt werden oder du die App-Daten beziehungsweise die App löschst. Die iOS-App legt diese Daten in einem nach Konto und Mitarbeiter getrennten Bereich mit iOS Data Protection ab und schließt ihn von Geräte-Backups aus. Bitte sichere noch nicht synchronisierte Arbeit vor dem Löschen von App-Daten.

Technische lokale Protokolle werden für bis zu sieben Tage in einem begrenzten Speicher geführt. Ein Export wird nur von dir gestartet; die exportierte Datei beziehungsweise der Protokolltext wird über die von dir gewählte Systemfreigabe bereitgestellt. Der Export allein versendet keine E-Mail. Push-Nachrichten werden erst nach Aktivierung der Funktion und der erforderlichen Betriebssystem-Berechtigung eingerichtet; hierzu wird ein Geräte- beziehungsweise Registrierungstoken verarbeitet.

7. Speicherdauer und Sicherheit

Betriebs- und Kontodaten werden so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck, den berechtigten Unternehmenszugang oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Vertrags- und Buchungsunterlagen können längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Danach werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine sonstigen berechtigten Aufbewahrungsgründe bestehen. Die Speicherdauer technischer Cloud-Diagnosedaten richtet sich nach den Einstellungen und dokumentierten Aufbewahrungsfristen des jeweiligen Google-Dienstes; sie dienen Fehleranalyse und Produktverbesserung. Auf Anfrage erläutern wir die für deinen Fall maßgebliche Dauer.

Die App überträgt Daten über verschlüsselte Verbindungen. Authentifizierung und rollenabhängige Zugriffsregeln begrenzen den Zugriff. Geräte können lokale Zwischenspeicher enthalten; schütze sie durch die vorgesehenen Gerätesperren.

8. Daten- und Kontolöschung anfragen

Für HAVEABIKE Hub kannst du die Löschung deiner personenbezogenen Daten und deines bereitgestellten Kontos unter info@haveabike.de mit dem Betreff „HAVEABIKE Hub – Datenlöschung“ anfragen. Nenne bitte die zugehörige Konto-E-Mail-Adresse und welche Daten die Anfrage betrifft. Sende niemals dein Passwort. Alternativ kannst du dich an die zuständige Unternehmensadministration wenden. Wir prüfen die Berechtigung der Anfrage und bestätigen die Bearbeitung beziehungsweise erläutern entgegenstehende Aufbewahrungspflichten.

Die Anfrage kann Kontozugang, Profil- und Zuordnungsdaten sowie damit verbundene personenbezogene Daten betreffen. Betriebsunterlagen oder gesetzlich aufzubewahrende Daten werden gegebenenfalls weiterhin zweckgebunden aufbewahrt und der Zugriff eingeschränkt. Das Deinstallieren der App allein löscht kein zentrales Konto. Für rein lokale Entwürfe und Exportdateien kannst du zusätzlich die Datei- und App-Verwaltung deines Betriebssystems nutzen.

9. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Du kannst eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Bei einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Wende dich dafür an die oben genannte Kontaktadresse. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthalts- oder Arbeitsort oder am Ort eines vermuteten Verstoßes.